ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ФОРМ

ПОСТАНОВЛЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО КОМИТЕТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ от 5 января 2004 г. N 1

УТВЕРЖДЕНЫ НОВЫЕ УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ

ОБРАЗЦЫ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

Форма Т-1
Документирование приема на работу оформляется унифицированной формой Т-1 <Приказ о приеме на работу работника>. Формат Т-1 заполняется работником кадровой службы, ответственным за прием

Заголовочная часть формы содержит название организации и ее код по ОКПО, название вида документа, его код по ОКУД, номер и дату приказа, распорядительное действие и его продолжительность )>Принять на работу с :.по:..>). таким образом, здесь содержатся практически все реквизиты, используемые в традиционной практике документирования учета личного состава, но представленные в формализованном виде.

Содержательная часть приказа о приеме на работу включает в себя фамилию, имя, отчество, табельный номер работника, наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), разряд, класс (категорию), квалификацию, условия приема на работу, характер работы, условия оплаты труда, установленный испытательный срок.
Основанием для издания приказа о приеме на работу является трудовой договор с указанием его даты и номера.
Оформляющая часть формы содержит подпись руководителя организации и отметку об ознакомлении работника с приказом.

Форма Т-1 предназначена для документирования индивидуального приема. Она построена в виде таблицы, графы которой содержат те же самые сведения, которые включены в индивидуальную форму.

Подлинник приказа о приеме на работу остается на хранение в кадровой службе, копия передается в бухгалтерию для оформления лицевого счета и начисления зарплаты. В практике работы некоторых кадровых служб принято создавать несколько копий приказа для передачи в структурные подразделения, на табельный участок и др. При ведении на работника личного дела количество копий увеличивается- одна из них подшивается в личное дело.

Унифицированные формы Т-1 и Т-1А являются основанием для заполнения службой кадров учетной формы Т-2, выдачи трудовой книжки или внесения в нее отметки о зачислении на работу, для бухгалтерии приказы о приеме на работу являются основанием открытия лицевого счета.

Форма Т-5, Форма Т-5 "А"

Перевод на другую работу (из одного структурного подразделения в другое в пределах одной организации) производится по инициативе работника или администрации. В последнем случае перевод, как правило, осуществляется с согласия работника.

Основанием для перевода являются изменения к трудовому договору с указанием номера и даты.

Документирование перевода на другую работу должно оформляться с применением форм Т-5 и Т5А <Приказ о переводе работника (работников) на другую работу>, которые подписывает руководитель организации.

Приказы о переводе объявляются работнику под расписку, для чего в формах предусмотрен отдельный реквизит.

На основе приказа о переводе работник отдела кадров делает отметки в личной карточке (форма Т-2), трудовой книжке и других документах.

Форма Т- 8

Увольнение работников документируют с применением форм Т-8 и Т-8А <Приказ о прекращении действия трудового договора с работником (работниками). Текст приказа об увольнении начинается словом <УВОЛИТЬ>, затем указываются: дата увольнения, фамилия, имя, отчество, табельный номер, должность (профессия) и структурное подразделение, где работал работник, номер и дата трудового договора.
В приказе об увольнении обязательно указывают причины увольнения (по личному желанию, в связи с переходом на другую работу, по сокращению штатов), а также статью ТК РФ.

Следует обратить внимание на изменение расположения даты: она является вторым элементом после распорядительного действия и вынесена из текста. Оформление даты в приказе об увольнении чрезвычайно важно, так как день увольнения является последним днем работы.

Документами, являющимися основанием для издания приказа об увольнении, могут быть: личное заявление работника, акт о нарушении трудовой дисциплины и др. Но в любом случае в приказах об увольнении должна быть ссылка на документ, инициирующий увольнение.

В формы Т-8 и Т-8А введен ранее не используемый реквизит, которым оформляется согласие профсоюзного органа на увольнение работника. Реквизит содержит ссылку на дату и номер решения профсоюзного комитета и располагается после ссылки на документ-основание.

Первый экземпляр формы остается на хранение в отделе кадров, второй передается в бухгалтерию, которая производит расчет с работником.

Форму подписывает руководитель организации.

После подписания формы Т-8 или Т-8А работник кадровой службы делает отметки в форме Т-2 и трудовой книжке увольняемого (увольняемых).

В соответствии с ТК РФ работники имеют право на ежегодный очередной отпуск, дополнительные отпуска, учебные отпуска и др.

Основанием для предоставления работнику внеочередного отпуска может служить его личное заявление или график отпусков, все иные виды отпуска предоставляются на основании личного заявления. Форма графика утверждена

График отпусков является сводным документом, содержащим информацию о распределении по месяцам календарного года ежегодных оплачиваемых отпусков работников организации. График отпусков составляет кадровая служба на основе данных структурных подразделений, подписывает руководитель кадровой службы, визируют руководители структурных подразделений, согласовывает профсоюзный орган, утверждает руководитель организации. Форма графика отпусков предусматривает внесение изменений о переносе срока отпуска.

Форма Т-7 , Форма Т-6, Форма Т-6 "А"

Текст приказа о предоставлении отпуска начинается <ПРЕДОСТАВИТЬ>, затем указываются: фамилия, имя, отчество, табельный номер, должность и структурное подразделение, в котором работает сотрудник, вид отпуска, период, за который он предоставляется, общее число календарных дней, в течение которых работник находится в отпуске, даты ухода в отпуск возвращение на работу. Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска служит заявление, объяснительная или докладная записка, справка, график отпусков. Формы Т-6 и Т-6А заполняются в двух экземплярах. Один экземпляр остается в кадровой службе, второй передается в бухгалтерию для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск. Приказ подписывается руководителем и объявляется работнику под расписку.
На основании приказа об отпуске работники кадровой службы вносят отметки об отпуске в форму Т-2.

Форма Т-11

Форма Т-11- <Приказ о поощрении>. Основаниями для издания приказов о поощрении служит представления, докладные и объяснительные записки, акты, решения профсоюзных органов, совета трудового коллектива. Такие приказы доводятся до сведения коллектива и заносятся в трудовую книжку работника.

Текст приказа в форме Т-11 начинается с указания фамилии, имени, отчества, табельного номера работника, его должности (профессии), структурного подразделения. Далее излагается мотив поощрения. Например, приказ о поощрении может быть издан в связи с награждением орденами и медалями, присвоением почетных званий, выполнением особо значимых заданий, юбилеем и т.д. Приказ должен содержать указание вида поощрения (благодарность, ценный подарок, почетная грамота, премия и др.).

Основанием для издания таких приказов является представление руководителя структурного подразделения, его докладная записка. Приказ подписывается руководителем и объявляется работнику под расписку.